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ICTコラム

映像と音声の新しいコミュニケーション《第4回》

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、一気に広がったウェブ会議。以前からテレビ会議システムはありましたが、専用の機器とサービスを導入して接続するため、限られたシーンでしか使われていませんでした。それが、今ではパソコンとスマートフォンで、いつでもどこでも、映像と音声の新しいコミュニケーションができるようになりました。

大切にしたい音声

 ウェブ会議の良さは、“顔が見える”ことです。表情から伝わる情報は、想像以上に大きく、発言している人だけでなく、聞いている人の反応も伝わることで、コミュニケーションしやすくなります。そのため、映像品質を上げようとしがちですが、映像より大切なのは音声です。音声による会話がしっかりできてこそ、映像が生きます。
 例えば、「静かな場所(個室など)で会議に参加する」「自分が発言しない時はマイクをミュート(消音)にする」「ハウリング対策でヘッドセットやイヤホンマイクを使用する」「音質が良いマイクやスピーカーを選ぶ」など、音声に気を配り、こだわることでより良いコミュニケーションができるようになります。
 さらに、話し方、発声、話の組み立てなどの、スキルアップができれば良いのですが、そこまでできなくても、まずは、話すスピードをいつもより少しゆっくりにし、声の大きさを心持ち大きくすることを意識するだけでも、伝わり方は変わることでしょう。

資料共有時の配慮と工夫

 ウェブ会議では、発表者が資料をアプリ上に表示して、参加者と共有することがあります。この時、WordやExcelを使っていると、画面内に収まらず上下左右にスクロールしないと見えない部分ができてしまいます。PowerPointで作成すれば、1画面1ページになり、画面上でも読みやすくなります。WordやExcelなどを使う時には、事前に参加者にファイルで配布しておき、会議中にローカルでファイルを閲覧してもらうと良いでしょう。
 また、自分が発表者の時、参加者にきちんと資料が表示されているか心配になります。その時には、パソコンとスマートフォンの二台でウェブ会議にログインし、パソコンを発表者の立場として使用し、スマートフォンを参加者の立場で表示確認用に使います。スマートフォンにきちんと表示されていれば、ほかの参加者にも表示されていることになります。ただし、使用するウェブ会議ツールによっては、一人で二台のログインを許容していないこともあるので、事前に確認が必要です。

ルールやマナーはこれから

 ここまで、音声・映像(資料共有)に触れてきましたが、今度は、ルールやマナーについて考えてみます。インターネット上では、ウェブ会議に関するルールやマナーについて書かれたものを見かけます。ウェブ会議の多くはビジネス利用で、社内外問わず、さまざまな人が参加するので、ビジネスマナーのような、円滑にコミュニケーションするためのルールやマナーがあるとよいのかもしれません。
 従来のビジネスマナーをイメージしながら考えてみると、「何分前にログイン(入室)するのがいいのか?」「自宅から参加する時の服装は?」「会議が終了した時、ログオフ(退室)するタイミングは?」など、新たなビジネスマナーが出てきそうです。
 まだまだ歴史が浅いウェブ会議では、確立されたものはありません。使用するツールによっても仕様が異なりますし、企業によっても、個人によっても、少しずつ標準や基準に差があるように感じます。ウェブ会議に関するルールやマナーは、これからみんなで作っていくものだと考えて、自らが何度もウェブ会議を経験し、印象の良いコミュニケーションのコツを見つけていくことが大切です。

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