ICTコラム

映像と音声の新しいコミュニケーション《第4回》

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、一気に広がったウェブ会議。以前からテレビ会議システムはありましたが、専用の機器とサービスを導入して接続するため、限られたシーンでしか使われていませんでした。それが、今ではパソコンとスマートフォンで、いつでもどこでも、映像と音声の新しいコミュニケーションができるようになりました。

　ウェブ会議では、発表者が資料をアプリ上に表示して、参加者と共有することがあります。この時、WordやExcelを使っていると、画面内に収まらず上下左右にスクロールしないと見えない部分ができてしまいます。PowerPointで作成すれば、1画面1ページになり、画面上でも読みやすくなります。WordやExcelなどを使う時には、事前に参加者にファイルで配布しておき、会議中にローカルでファイルを閲覧してもらうと良いでしょう。
　また、自分が発表者の時、参加者にきちんと資料が表示されているか心配になります。その時には、パソコンとスマートフォンの二台でウェブ会議にログインし、パソコンを発表者の立場として使用し、スマートフォンを参加者の立場で表示確認用に使います。スマートフォンにきちんと表示されていれば、ほかの参加者にも表示されていることになります。ただし、使用するウェブ会議ツールによっては、一人で二台のログインを許容していないこともあるので、事前に確認が必要です。

　ここまで、音声・映像（資料共有）に触れてきましたが、今度は、ルールやマナーについて考えてみます。インターネット上では、ウェブ会議に関するルールやマナーについて書かれたものを見かけます。ウェブ会議の多くはビジネス利用で、社内外問わず、さまざまな人が参加するので、ビジネスマナーのような、円滑にコミュニケーションするためのルールやマナーがあるとよいのかもしれません。
　従来のビジネスマナーをイメージしながら考えてみると、「何分前にログイン（入室）するのがいいのか？」「自宅から参加する時の服装は？」「会議が終了した時、ログオフ（退室）するタイミングは？」など、新たなビジネスマナーが出てきそうです。
　まだまだ歴史が浅いウェブ会議では、確立されたものはありません。使用するツールによっても仕様が異なりますし、企業によっても、個人によっても、少しずつ標準や基準に差があるように感じます。ウェブ会議に関するルールやマナーは、これからみんなで作っていくものだと考えて、自らが何度もウェブ会議を経験し、印象の良いコミュニケーションのコツを見つけていくことが大切です。