ICTコラム

Eメールのちょっと便利な使い方《第14回》

Eメールが広く使われるようになって25年以上になります。基本的な使い方は大きく変わらず、文字を中心とした“文書で伝えるコミュニケーションツール”として、今でも、プライベート、ビジネスを問わず活用されています。従来どおりの使い方でも十分なのですが、今回は、ちょっと便利な使い方をいくつか紹介します。

　かつて「メールは相手が都合の良い時に読むので、いつ送っても良い」と言われていたこともありましたが、今は違います。相手の都合に合わせて、休日や勤務時間外での送信を避けることがマナーとなっています。
　受信したメールは、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも閲覧されるようになり、またリモート勤務環境が整備され、どこにいてもほぼリアルタイムにコミュニケーションできるツールへと進化しました。その一方で、働き方は変わり、勤務時間と勤務時間外とをしっかり区別する意識も高まっています。メールを送信するタイミングは、こういった環境の変化に対応していかなければなりません。
　メールソフト「Outlook」では、送信日時を指定することが可能です。フリーメールの「Gmail」や「Outlook.com」でも、送信日時を指定して送信することができます。そのほかのメールソフト、フリーメールでも同様の機能を有しているものがありますので活用すると良いでしょう。

　送受信したメールを、自らのパソコンのメールソフトの中に保存している人もまだまだ多いのではないでしょうか。パソコンが故障してメールデータが消滅したり、買い替えた時に、保存していたメールを新しいパソコンへ移行するのに苦労した経験を持つ人も少なくないと思います。送受信したメールは、クラウドやサーバー上に保存されるようにしておくと、こういった苦労がなくなります。
　企業のメールシステム、また、多くのプロバイダのメールサービスでも、クラウド上でメールが使えるようになっています。“Webメール”や“ブラウザメール”と呼ばれるものもその一つで、Gmail は最も代表的なサービスです。設定されたパソコンに加え、スマホやタブレットでもメールの閲覧や送受信ができるだけでなく、パソコンの中にメールデータを残さないため、故障などのトラブル時でも安心です。

　「添付ファイルの容量は、1MBまで！」と教わった人も多いことでしょう。今は高速大容量の通信ができるようになり、メールサーバーも高機能・高性能化したため、かなり大きな容量の添付ファイルも扱えるようになっています。例えば、大手プロバイダのメールでは1通あたり20MB ～100MB、Gmail では25MB の送信が可能です。写真や動画などは大容量になりがちですし、紙のカタログやパンフレットなどもファイル容量が大きいPDF に置き換わりました。ファイル共有サービスを使わなくても、メールで送受信できるのは送信側も受信側も簡単で便利です。
　ただし、受信側が受け取れるメールサイズを制限している場合、その制限以下にして送信しないと受信拒否される恐れがあります。メールを作成する時点で注意が必要です。また、受信側の制限以下だったとしても、受信する端末がスマホやタブレットだった場合には、相手のパケット通信量が多くなり、料金プランによっては負担が大きくなってしまう恐れがあります。技術的に送受信が可能でも、相手のことを思って添付ファイルを設定するようにしましょう。

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