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電話応対でCS向上コラム

第8回 ビジネスメールの基本の型【後編】「署名」

使えるビジネスメール術

公開日:2020/02/19

七つのパーツ(宛名、挨拶、名乗り、要旨、詳細、結びの挨拶、署名)で構成されているビジネスメールの基本の型。「よろしくお願いいたします。」といった結びの挨拶でメールを締めたら、その下につけるのが署名です。今回は、署名について解説します。

▲【ビジネスメールの参考文面】

⑦署名

 メールの本文の最後には必ず⑦署名を入れます。署名があることで「ここでメールは終わりなんだな」と読み手が理解します。署名は名刺のような役割を担っています。そのため、送り手がどこの誰であるかを伝えるだけでなく、読み手が連絡をとりたい手段でとれるように連絡先を記載します。メールを読んで「電話をかけたい」と思った時に目がいくのが署名です。そこに電話番号が書いてないと名刺を探したり、インターネットで検索してホームページを探したりといった手間が発生します。署名に必要な情報が書いてあることは良好な関係を築く土台となり、互いの効率的なコミュニケーションにもつながります。署名に何を書くかの判断基準となるのが「受け手は誰か」です。受け手が社外と社内では関係性が異なり、不可欠な情報も変わります。

署名を使い分ける

 社外の人に送るメールの署名には、名刺に書いてあるのと同じ程度の情報を書きます。会社名、部署名、姓名、よみがな、メールアドレス、電話番号、ファクス番号、郵便番号、住所、ホームページのURLなどです。会社名などは省略せず、正式名称を記載します。受け手の知りたい情報を載せるという点では、メールの宛名に役職を書くことが習慣である場合は、役職も書くと良いでしょう。

 署名の上下には線や記号で本文との境界線を引きます。この時、★や♪などを使うとカジュアルな印象を与えるかもしれないので注意します。お詫びのメール、目上に送るメールで署名が賑やかだと違和感を与え、誤解を招く可能性があります。署名は見た目からもメッセージを発信します。会社のブランドイメージと合うデザインを心がけます。

 また、社内の人に送るメールの署名には名前を書きます。組織内に同姓がいる時はフルネームが良いでしょう。組織の規模によっては部署名や内線番号、メールアドレスなども入れます。

署名を自動挿入

 署名は毎回、作成するものではなく、メールソフトに設定してメールを送るたびに自動挿入されるようにします。設定できる署名が一つの場合は、社外向けの署名を設定し、社内にメールを送る時は削除して名前だけを書くなど使い分けます。

 営業時間や定休日が書いてあると問い合わせがしやすくなるといった効果も期待できます。

 署名は注目を集め、そこに書かれている情報は信頼されています。署名は活用次第でビジネスを加速させ、さらなるチャンスを生み出します。

 次回はメール本文の「レイアウト」について解説します

直井 章子氏

一般社団法人日本ビジネスメール協会 株式会社アイ・コミュニケーション 専任講師。ビジネスメール教育の専門家。ビジネスメールの教育研修プログラムの開発、実態調査や検定試験に携わる。官公庁や企業などでのビジネスメールや文章に関する研修やセミナーでの講演回数は100回超。新聞や雑誌、ウェブ媒体などでの掲載多数。著書は『このフレーズが決め手!伝わるモノの書き方のコツ』(ナツメ社)など3冊。

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