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ICTソリューション紹介

ーエルガナ(elgana)ー
ビジネスチャットツールの活用で業務効率化を

働き方改革

公開日:2021/05/25

ICT の発展により、テレワークやリモート会議、非対面での共同作業が可能になるなど、“働き方”は、大きな変革期を迎えています。そうした働き方の変化に対応し、かつ安全に使えるコミュニケーションツール(ビジネスチャットツール「エルガナ(elgana)」)について、取材を通じてレポートします。

複数名でのコミュニケーションにはチャット※1が便利

 これまで業務上のコミュニケーションには、メールが多く使われてきました。しかし昨今、在宅やサテライトオフィスなどでのテレワークに象徴される“働き方の変化”により、非対面でのコミュニケーションの重要性が増し、そのあり方にも変化が求められています。

堀氏:メールは“一対一”でのコミュニケーションには非常に有効なツールです。しかし複数名でのやり取りではTOで宛先を複数指定したり、CCを多用することになり、「話の流れが追い切れない」「誰が誰に宛てたものか分かりにくい」「未読/既読が不明瞭」などが課題として現れてきます。またメールの“文化”である「挨拶」などの定型文を入れるために手間や時間がかかり、素早いコミュニケーションも不得手です。

 こうしたメールの使い勝手の悪さ、堅苦しさに代わり、導入が進んでいるのが、いままでの対面のコミュニケーションでのちょっとした声がけ、同じフロアでの複数名での立ち話のようなものを非対面で実現できる 「チャットツール」 です。

長末氏:チャットツールは複数名のコミュニケーションを想定して作られているため、対面の相手に話しかけるような前置きなしの会話が可能です。またTOやCCが重なるメールよりも話の流れを容易に把握できるほか、未読/既読の機能で「誰が読んだか、読んでいないか」が確認できます。

便利さの裏側に潜む、チャットツールのリスクとは

 ところが、このチャットツールにも課題があります。

長末氏:チャットツールは、まずプライベートな分野、つまり家族や友人たちのコミュニケーションツールとして利用され、普及が進みました。その便利さを仕事でも使いたいと思った人が、プライベート向けのチャットツールを“非公式”、つまり会社の公的な承認がなく業務に導入し、使っている例が少なくないのです。

 こうした利用の形態は、そもそも会社の知らないところでコミュニケーションツールを導入するという形式的な問題だけでなく、業務にかかわる大きなリスクを含んでいます。

堀氏:プライベートなチャットツールを業務でも用いると、同じツールでプライベートなコミュニケーションと業務上のコミュニケーションを行うこととなります。操作のミスなどで業務上の情報を本来とは異なる宛先にうっかり投稿してしまう「誤投稿」を起こしがちです。さらに情報の管理も個人個人に委ねられるため、重要な書類をつい知人に送ってしまうといったことも考えられます。またプライベートなチャットツールは利用者を広げるため他者を招きやすい仕組みが取られており、「この投稿をどこの誰が見ているのか」が分かりにくくなります。そして投稿した情報がチャットツールの運営サイドで適切に管理されているかどうかの判断も難しく、社外の第三者が業務情報を“のぞき見”する可能性もあるのです(図1参照)。

  • 個人向けツールは“つながりやすさ”がメリットだが、それゆえに「誰がこの投稿を見ているのか」が分かりにくい。さらに同じツールから業務用のグループ、プライベートなグループを使い分けていると、業務に関わる投稿を誤ってプライベートなグループに投稿してしまうミスも発生しがちだ。

 第三者の“のぞき見”の可能性については、2021年の春、大きな注目を集める出来事がありました。日本国内の個人をはじめ、自治体などの行政機関、さらに海外でも広く使われているプライベートチャットツールに投稿した情報が、運営会社の、中国に所在する関連会社から閲覧可能であったことが判明したのです(図2参照)。この件について総務省は、運営会社に利用者情報の管理の状況などについて報告するよう求めました。

  • 個人間コミュニケーションやさまざまなサービスのプラットフォームとして機能するプライベートチャットツールにおいて、運営会社が、データの一部の保管場所が海外であることを明示せず、さらに国外の関連会社などから閲覧できる状態のものがあったことも判明。このツールを行政サービスに活用する地方自治体がその見直しなどに追われることとなった。こうした事態を受け、運営会社は海外でのデータ保管を取りやめ、現在、日本国内のデータセンターへの移行を進めている。

便利さをそのままにビジネスに焦点を当てた「エルガナ(elgana)」

 こうした個人向けチャットツール利用にともなうリスクを回避するには、業務専用のチャットツールを会社や部署単位で導入することが有効です。同じツールを利用することでの誤投稿も防げますし、投稿内容や利用ログの管理など、業務上で必要な機能も備えているからです。NTT グループは、グループ内で開発したビジネスチャットツール「エルガナ(elgana)」を“公式チャットツール”と定め、グループ内で利用しています。

堀氏:エルガナはパソコンやスマートフォン、タブレットでシームレスに使えるビジネスチャットツールです。システムの運用、データの保管は国内のデータセンターに限定し、安全性を確保しています。コミュニケーションに参加できるのは、管理者が承認し、IDを発行した利用者だけですので、業務に関係のない第三者を適正に排除できます。また利用者が離職した時にはIDを削除し、アクセスを停止できます。投稿されたデータはすべてサーバー上で保管される仕組みにより、もし端末を落としたり、盗まれたりしても、情報流出は起きにくく、さらに管理者がIDを削除することでログインそのものもできなくなります。こうした機能により、利用者が私物の端末を業務に用いるBYOD※2でも一定のセキュリティを確保できます。個人個人に会社所有のスマートフォンやタブレットを貸与していない中小企業でも、導入のハードルは比較的低いはずです。さらに投稿した情報、利用ログなどは2年間保存されるため、業務において不適切な行為が発生した時でも、その原因究明の手助けができます(図3参照)。

  • エルガナは個人向けツールとは異なり、“つながりやすさ”よりも安全性を重視し、業務用に最適化しているのが特徴。導入においては管理者を定め、管理者が承認しIDを発行した利用者のみにアクセスを許可することで、情報流出のリスクを抑えている。また、端末ごとのアクセス承認にも対応するほか、データはサーバーに保管する仕組みとし、利用者が紛失したスマートフォンやパソコンを拾得した第三者はエルガナにログインしない限り、データにアクセスできない。

長末氏:先に挙げたようなリスクを持つプライベートチャットツールの利用を会社が推奨することは、やはりセキュリティ上、好ましくありません。またプライベートなツールを仕事に使うと休日や夜間に入った業務上のメッセージに対応しなくてはというプレッシャーも生まれますし、そもそも個人が利用するチャットツールのIDを同僚や上司に知られるに抵抗感を持つ従業員もいるはずですから。経営者としては、たとえば部署単位でもそうした動きがないか、きちんと目を配るべきでしょう。

強力な「既読機能」でコミュニケーションミスを予防

 では、エルガナは具体的にどのような機能を持っているのでしょうか。

堀氏:テキストチャットの「トーク」、タスク管理の「タスク」、ほかの利用者にコンタクトする「連絡先」が主な機能です(図4参照)。トークは利用者のなかから特定の人を集めて「トークルーム」を作り、グループでのチャットが可能です。部署の情報共有のほか、プロジェクトごとにルームを作るといった使い方もできます。またトークルーム内の特定の相手にメッセージを送る「メンション機能」で、さらに確実な情報伝達も可能にします。

長末氏:ご利用いただいているお客さまから特に高い評価をいただいているのが、「既読/未読」の機能です。一対一のチャットはもちろん、トークルームでも、設定により「誰が投稿を読んだ/読んでいない」を表示できます。エルガナを導入したある建設会社では、オフィスと現場のスタッフとのやり取りに課題を抱えていました。それまでの連絡手段は電話とメールだったのですが、電話はつながらない、メールは受信フォルダに埋もれてしまって読んでもらえないなどで、重要な連絡がきちんと伝わらない状態だったのです。しかしオフィスからスタッフへの連絡をエルガナに切り替えたところ、現場は「エルガナのメッセージだから、オフィスからの連絡だ」と判断できるようになり、確認漏れがなくなりました。またオフィスも「誰が読み、誰が読んでいないか」をきちんと把握できるようになり、情報が行き届かないという課題の解決に大きく貢献したとのことです。

「フリープラン」なら月々の料金は無料、機能制限もほぼなし

 こうした特徴と機能を持つエルガナには、無料と有料、ふたつのプランが用意されています(表1)。

堀氏:「フリープラン」は無料でお使いいただけるプランです。無料ですが、基本的な機能に制限はなく、また利用時に画面に広告が表示されるといったこともないので、ビジネスチャットとして快適にご利用いただけます。「ベースプラン」は1IDあたり月々330円のご利用料金をいただくプランです。フリープランには1IDあたりのトークルーム数に制限がありますが、ベースプランでは制限なくご利用いただけます。またIDごとの機能制限がより細かく設定できるほか、オンラインの有人サポートもご利用いただけます。なお2021年6月末までの期間限定ではありますが、フリープランでもオンラインで初期導入支援を行うキャンペーンを実施中です。

長末氏:お申し込みはネットでの受け付けとなります。エルガナ公式サイト(https://elgana.jp)にある「お申し込み」ボタンからリンクするフォームにメールアドレスなど必要情報をご入力いただいた後、オンラインで正式なお手続きとなります(表2)。そして準備が整い次第、サービスご提供となります。基本的には法人さま向けのサービスですが、法人さま以外でも、PTAや商工会議所などのコミュニティ、非営利団体にご利用いただいている例もあります。

 すでに今お持ちのパソコンやスマートフォンで、プライベートチャットツールを業務にご利用の方も少なくないと思います。より安全確実なコミュニケーションが可能になるエルガナで、御社も業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか(図5参照)。

堀 裕二氏

株式会社NTTネオメイト
elganaプロジェクト
マーケティング担当

長末 純美礼氏

株式会社NTTアド
西日本営業本部 企画制作部

Short Interview 開発の背景と将来像

エルガナは将来「さまざまなサービスを束ねるハブ」へと進化

 チャットツールはこれまで「オープンで、IDなどの手がかりがあれば、誰でも自由につながることができる」という考え方が一般的で、その“自由度”が利用者に受け入れられ、発展してきました。しかしこうした考えはプライベートなコミュニケーションでは有益ですが、ビジネスにおいてはデメリットにもなりかねません。そこでエルガナは「管理者が利用者の範囲を定め、その中でコミュニケーションする」というセキュリティを第一に考えた思想のもと開発され、サービスを提供しています。つまりそうしたクローズドな環境の中で“自由”にお使いいただくことこそ、ビジネスユースに求められる「安全性」と「利便性」を両立することができるからです。
 現在、エルガナの機能は「トーク」を軸にシンプルな機能となっていますが、将来的にはエルガナがさまざまなサービスを束ねる「ハブ」となり、あらゆる業務に自在にご活用いただける世界の構築を目指しています。無料の「フリープラン」に十分な機能を与えているのも、多くの方に気軽にお使いいただき、利用者数を増やしていくことが、そうした将来像により早く近づくことができると考えているからです。
 ビジネスチャットは今後、これまでの電話やメールのように、インフラの一翼を担う存在に成長していくと考えています。そうした社会の実現に向け、使いやすいサービスをリリースし、生産性を向上し、社会に価値を還元する。それが私たちの描く未来です。

エルガナはすでに「Webex※3」と連携したビデオ会議機能を提供している。今後は、こうした外部サービスとの連携を行い、利用者にさらなる利便性の向上と業務効率化のサポートを図っていくとのこと。

伊藤 航氏

株式会社NTTネオメイト
elganaプロジェクト
販売リーダー兼マーケティングリーダー 主査

※1 チャット:インターネットを含むコンピューターネットワークを通じてリアルタイムにメッセージを交換するシステム。
※2 BYOD:“Bring Your Own Device”の頭文字を取った言葉で「自分の機器を持ち込む」という意味。
※3 Webex:米国Cisco Webex社が提供するウェブ会議アプリ。正式名称は“Cisco WebexMeetings”。

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