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ICTコラム

リモートワークで変わるコミュニケーション 《第2回》

リモートワーク、テレワーク、在宅勤務……新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、本来、業務を行う場所として準備されたオフィスを離れ、どこでも働ける環境が一気に整いました。複数の人が、同じ時間、同じ場所に集まっての業務、社外ミーティングや研修などを集合型で行うことが減っていく中、仕事の進め方、とりわけ、人々のコミュニケーション方法が大きく変わりつつあります。

新しく加わったコミュニケーションツール“ウェブ会議アプリ”

 新型コロナウイルスの感染が拡大する以前から、オンライン会議システムやテレビ電話は存在していましたが、まだ対面でのコミュニケーションが好まれ、積極的に活用している人は少なかったと思います。しかも、システムや通信料が高額だったことも、あまり使われなかった原因の一つかもしれません。
 それが今、ZoomやMicrosoftTeams、Cisco Webexなど、手軽に使えるウェブ会議アプリが出現し、コミュニケーションの方法が大きく変わりました。パソコンだけではなく、スマホやタブレットでも簡単に接続でき、無料で、個人でも使えるということから、これらのリモートツールを使ったビジネスコミュニケーションが一般化しています。
 とはいえ、話し方、映像の見せ方、資料の作り方、進行方法など、これまでの対面とは異なるノウハウが求められ、同時にリモート用のビジネスマナーのような暗黙のルールも現れてきています。これらのツールは使い始めてまだ1年前後の人が多く、使用している人のほとんどが初心者といっても過言ではありません。だからこそ、今は堅苦しく考えず、実際に何度も使っていく中でノウハウを蓄積していけばよいのです。例えば、他の人が実践していることをよく観察し、「こっちのほうが印象が良い」「自分より上手に活用している」と思えることをマネしていくのもよいでしょう。まだまだ手探りで使っている段階だと考え、徐々にいろいろな使い方に挑戦していくことをおすすめします。

改めて見直される“電話”

 近年、コミュニケーションの中心は、電話からインターネットへとシフトしていました。メール、SNS、チャット……これらの文字によるコミュニケーションで十分でしたし、電話は「相手に迷惑がかかる」「メールのほうが早く連絡がとれる」などの理由で避けられる傾向がありました。その電話(コミュニケーションツールによる音声通話を含む)が、リモートワークによって見直されています。
 以前のオフィスなら、隣の人に「ちょっと教えて!」「少しお時間いいですか?」と声をかけてアドバイスをもらうことができましたが、リモートワークではそれができません。ちょっとした悩み事なら、ひとりで解決しないといけないシーンも増えました。それぞれがひとりで業務を進めるリモートワーク環境では、ちょっとした“話す機会”さえも少なくなり、ストレスを感じることも少なくないようです。だからこそ今、コミュニケーションをより円滑にするために、電話が活用され始めています。
 社内のコミュニケーションシステムを見直し、メールやチャット、社内SNS、掲示板、ウェブ会議ツールなどに加え、内線電話や固定回線による外線電話も社員に貸与したスマートフォンで対応できるようにして、電話コミュニケーションを強化している会社も多くあります。インターネットのコミュニケーションは便利ですが、改めて電話のコミュニケーションが見直され、電話はなくてはならないツールになってきています。

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