企業ICT導入事例

-株式会社キャスター-
「ツールファースト」で業務フローを構築し、フルリモートワークを実現

インターネット上で不特定の人（クラウド＝群衆）に対し、業務を外部委託（アウトソーシング）できるクラウドソーシングという仕組みがあります。株式会社キャスターは、クラウドソーシング黎明期から場所にとらわれない働き方に注目し、オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ」を展開し、現在はリモートワーカーの人材派遣や求人サイトなど1 9のサービスを提供しています。今回は、企業がリモートワークをより良く実現するためにI C Tをどのように活用すべきか、同社の勝見 彩乃氏に話をうかがいました。

　「ツールファースト」とは、業務フローを考える時に、すでに世の中にある便利なツールに合わせてオペレーションを決めるという考え方です。先に業務フローを考え、それありきでシステムを導入するのではなく、クラウドツールを先に選定して、業務をそれに合わせています。現在、社内では多くのクラウドツール（図1参照）を利用していますが、自社で独自開発したシステムはクライアント企業とキャストをマッチングさせる「WorkForce」というシステムしかありません。一般的なクラウドツールを使うことで、その機能を最大限に活用できますし、ツールで機能化されていないような非効率なオペレーションが発生しづらくなるといったメリットがあります。

　クラウドツールは日々新しいものが出てきますが、業務フローに影響がない場合は、すぐに良いものを取り入れます。一方で、オペレーションが確立している業務では、ツールを切り替えようとすると社内にひずみが起こる可能性があります。その場合、仮に一時的に生産性が下がるとしても、中長期的にメリットがあれば、覚悟をもって移行するようにしています。例えば、Web会議ツールは、業務フローに影響がないので、良いサービスが出るとすぐに取り入れますが、タスク管理ツールは業務によって合う、合わないがあるので、部門ごとに合うものを試行錯誤しながら取り入れるなどしています。

　「ツールファースト」で業務の効率化を実現するためには、常にアンテナを張ってより良いツールを探すこと、良いと思ったらスピード感を持って取り入れること、必要とあらば業務フローの変更も辞さないという姿勢が大切だと思います。

　リモートワークだとセキュリティ事故が心配だ、という声を聞くこともありますが、リモートワークだからこそ、物理的なセキュリティ事故を軽減できるという面もあります。紙を印刷することもなく、USBメモリを持ち歩くこともありません。また、「会社貸与のパソコンや、入館カードを落としてしまったら」と考えると怖くなりますが、リモートワークであれば、こういった不注意による情報漏えいのリスクはむしろ低くなると思います。
　また、一般的に会社のセキュリティ基準は、高・中・低の３段階に分けられますが、リモートワークにおいてもこの考え方を適用することができます。セキュリティレベル「中」であれば、パスワード管理ツールで設定したID・PW（パスワード）を利用することで、お客さまが管理する機密情報に安全にアクセスすることができます。セキュリティレベル「高」の案件は、就業場所やバーチャルデスクトップ※の利用など、お客さまから依頼される業務に合わせて、セキュリティ要件を変えています（図2参照）。

セキュリティレベルの高いBPO※企業と同様の管理を、リモートワーク環境下で行うことが可能
(ISMS・プライバシーマークを取得）

　また、リモートワークをより良く実現するためには、ICTの活用に加え、場所や時間などの働き方に自由度を持たせることも大切です。弊社ではこれを「ワークライフブレンド」と呼んでいます（下記の記事参照）。コロナ禍で、多くの人が半ば強制的にリモートワークをするようになり、生活に仕事が入り込んできたと感じている人も多いのではないでしょうか。例えば家で仕事の生産性を高めるために、家の中の生活スペースと仕事スペースを分けるべきだという意見もありますが、「ワークライフブレンド」は、身の回りにあるリソースを活用して生活と仕事をうまく融合させるという考え方です。自宅の机や椅子を働きやすいように新調する人もいれば、家では仕事がしづらいからカフェやワーキングスペースを利用する人、子供や介護などの都合で時間をずらして働きたい人もいるでしょう。このように「ワークライフブレンド」では、働き手の自由度が高まり、選択の幅が増えることが最大のメリットです。企業側は、働き手に対して禁止事項でしばるのではなく、制度やルールを柔軟にして、最適な手段を選べるようにすることが大切です。弊社ではリモートワークをより良く実現するためには、この「ワークライフブレンド」が基本になると考えています。

　リモートワークに不安を感じていているのは、経営者やマネジメントの方だと思います。マネジメント方法が変わり、見えていたものが見えなくなる不安は当然あると思いますが、目を向けていただきたいのは働き手のニーズです。一度リモートワークを経験すると、元には戻れない、今後も続けたいと思う人が少なくなく、企業側はそのニーズを無視することはできません。もちろん、はじめからすべてを完璧に準備することはできないので、就業規則や社内規程を見直したり、パソコンをデスクトップからノートパソコンにすることから始めてください。準備をすること自体が働き手のニーズを満たすことにもなり、会社にとってBCP対策等のメリットにもつながるはずです。人事制度の見直しや、業務のオンライン化は継続するとなってから考えても遅くはありません。まずは始めてみることが大切だと思います。

※ バーチャルデスクトップ：コンピューターのデスクトップ環境を、仮想化技術を用いて拡張すること。