企業ICT導入事例

-田中藍株式会社-
セキュリティ強化も視野に入れ、フリーアドレスを導入。業務効率化と職場環境改善で「働き方改革」実現を目指す

【導入の狙い】フリーアドレスで効率的な業務遂行と働きやすさを実現する。
【導入の効果】内線感覚の電話で営業社員と事務処理担当者の連携が密に。社内のコミュニケーションも活発化。

フリーアドレスは、組織の壁を取り払い、社員間のコミュニケーションを活性化させ、自由で新しい発想が生むことを目的とし、1990年代、一時的にブームとなりましたが、紙資料の保管と閲覧、同じ部署内でのコミュニケーションなどに課題があり、定着しませんでした。

「現在はオフィス内へのWi-Fiの導入、資料のデジタル保存などによるペーパーレス化が進み、パソコンやモバイル端末があれば社内のどこでも仕事ができるようになりました。つまりフリーアドレスのメリットをきちんと享受できる環境が整ったのです。さらにフリーアドレスとリモートアクセスによる業務効率向上は、『働き方改革』を進める上でも大きなポイントとなります」(田中氏)

田中氏はフリーアドレスオフィスの実現のため、事務機器メーカーのショールームの見学や、フリーアドレスを導入した会社の視察も実施してきました。そして2018年秋、北九州支店のフリーアドレス化に踏み切りました。

「北九州支店は、入居するビルのリフォームに伴い、別のフロアへの移転を打診されていたのです。この機会なら、オフィスを白紙の状態から構築ができるため、導入の好機だと判断しました」(田中氏)

田中氏の指示のもと、フリーアドレスを検討するプロジェクトチームが結成され、具体的な設計やソリューションの選択が行われました。そして上がってきたアイデアが、営業系社員のフリーアドレス化とともに、NTTドコモの「オフィスリンク」を活用し、社員が社内外のどこにいても、携帯電話を内線電話のように利用できる環境の構築でした。

「ドコモの『オフィスリンク』なら、従来から社員に支給していたNTTドコモの携帯電話がそのまま使えるため、導入もスムーズではないかと考えたのです。また『オフィスリンク』ではクラウド型のPBX※2も選択できますが、社内設備を有効活用するため、自社に備えることとしました」(田中氏)

こうしてフリーアドレス化された北九州支店では、働き方はどのように変化したのでしょうか。

「導入当初に見られた、話したい相手がどこにいるか把握しにくいなど、『席が決まっていないこと』への戸惑いはすぐに解消しました。現在は社内外のどこにいても内線が通じるため、皆が各社員の“本日の居場所”を把握しています。固定の席を無くしたことで、以前より進めているペーパーレスとの相乗効果もあり、オフィススペースにゆとりができました。また隣にいつも同じ顔が並ぶこともなくなり、社員同士のコミュニケーションも活発になったようです」(田中氏)

またオフィスリンクの導入で、業務の流れが効率的になりました。

「私が日頃から営業系社員に『会社にいてもお金は稼げない。外に出て、お客さまのところを回るように』と指導していることから、営業系社員はほぼ外出しています。社外にいる営業系社員が社内の事務処理担当者に指示や依頼が必要になった場合、従来はいったん会社に外線で電話し、取り次いでもらう必要がありましたが、今回の導入で、外出先からも直接、事務処理担当者への通話が可能になりました。ただ、社内から外出中の社員への電話は『商談中かもしれない』といった気配りが必要なので、どのように運用していくかは今後の検討事項ですね」(田中氏)

そしてこのフリーアドレスの導入は、同社がこれから進める改革の第一歩でもあります。

「北九州支店はオフィス移転を契機とした導入でしたが、久留米本社、東京本社ともフリーアドレス化は既定路線です。さらに次のステップとして『オフィス内外を問わず働ける環境の構築』を目指しています。現在はセキュリティ上の理由から、業務用パソコンや営業資料をコピーしたUSBメモリーなどを社外へ持ち出すことを禁止しています。弊社は商社であることから日々、見積書、報告書を作成する作業がどうしても発生するため、営業系社員は出社する必要があります」(田中氏)

田中氏は、こうした仕事の進め方をICTにより改革することで、効率的で働きやすい職場の実現を目指しているのです。

「経営層や上級管理職は、スマートフォンやタブレットからセキュリティを確保した上で社外から社内のデータベースにアクセスできるようになっています。場所を問わない情報へのアクセスは、社内文書の決裁や承認がスピーディになり、意思決定が迅速になりました。今後はこうした仕組みを営業系社員にも展開する予定です。これが実現すれば、価格や在庫、納期などをお客さまの目の前で確認できるようになるため、商談もよりスムーズになり、競争力はアップするでしょう。また、こうした仕組みの導入後は見積書や報告書作成のための出社も最低限で済むようになるため、直行や直帰もより柔軟になり、高い成果を上げつつ、これまで以上に余暇を楽しむこともできるはずです。また“場所を問わない勤務スタイル”をさらに推し進めれば、育児など家庭の事情があっても、在宅勤務を選択し、働き続けることが可能になるかもしれません。そうした働きやすい職場を実現することは、これからの未来に向けての会社の責務です」(田中氏)

フリーアドレスを端緒とした業務効率化は、魅力的な職場環境も同時に実現し、「成果」と「働きやすさ」の両立につながっていくはずです。



※1 フリーアドレス：社員が個々の自席を持たず、働く席を自由に選択できるオフィススタイル。
※2 PBX：Private Branch Exchangeの略。企業などの内部に置かれた電話回線の交換機のことで、内線電話の接続をコントロールするもの。