企業ICT導入事例

-大田原商工会議所-
適材適所のクラウドサービス選択で、マイナンバー記載書類の低コストかつ安全な利用と保管を実現

マイナンバーの保管場所としてクラウドを検討する事業者が増えています。しかし、すべてのクラウドがマイナンバーを安全に保管し、ストレスなく利用できるわけではありません。栃木県大田原市の大田原商工会議所は、複数の選択肢を検討し、最終的に事業所内にデータがあるかのように取り扱うことのできるソリューションを選択しました。

【導入の狙い】マイナンバーの含まれるWordやExcelファイルを安全に保管し、利用したい。
【導入の効果】アクセスログが記録できるクラウドサービスを採用、各部署で効率的な利用を実現。

同会議所は、当時利用中のクラウドサービス提供事業者に、ログの記録に対応できるかどうか問い合わせました。しかし、返ってきた答えは期待とは異なりました。

ただ採用決定後の調査により、導入には若干の軌道修正を求められることとなります。

「当初は従来のクラウドを一般のファイル向けサーバーとして継続利用する予定でした。しかし『あずけ～るPRO』ではIPv6※1が必要と分かり、IPv4※1で利用していた従来のクラウドも、IPv6に対応したNTT東日本のクラウドサービス『クラウドゲートウェイ サーバホスティング』へスイッチすることとしたのです」(植木氏)

新たなクラウドサービスの利用については、旧システムからの移行に細心の注意を払ったと、植木氏は語ります。

「システム移行の負担と労力は、かつての事業所内のサーバーからクラウドにデータを移行する際に経験していました。今回は“ファイルの置き場所”だけでなく、クラウドにアクセスするV P N※2や電話までを含んだ大がかりなものとなるため、その煩雑さは前回以上が予測されました。しかし、N T T東日本が現状のシステム構成と移行後のイメージをそれぞれ図に描いて解説してくれたこと、また移行の流れについても、従来のクラウドから 新規のクラウドに一気に切り替えるやり方と一定の併設期間を設けるやり方の二つから、こちらが分かりやすいと思ったものを選択できたことで、予想以上にスムーズに終えることができたと思います」(植木氏)

このシステム更新は、大田原商工会議所の業務を大きく効率化することとなります。

「マイナンバーが含まれるファイルを安全に利用、保管できるようになり、事務作業の効率が格段に上がりました。必要に応じ各事業所さまに問い合わせるやり方では、返答に時間を要したり、また対象の従業員がすでに退職していてマイナンバーが分からないといったケースも少なくありませんでしたから」(清水氏)

最後に、今後の「あずけ～るPRO」及びクラウドサービスの利用について、展望をうかがいました。

「今は機密性の低いファイルについては事業所内のNAS※3も併用している段階ですが、将来的にはすべてクラウドに切り替え、堅牢性を高めたいと思っています。そうすればファイル管理の手間も削減できるはずです」(清水氏)

「マイナンバー管理に悩んでいる商工会議所は少なくないと思います。研修会などで横のつながりができた商工会議所には、こちらの事例をお伝えし、ぜひ参考にしていただきたいと思います」(植木氏)

※1 IPv6/IPv4：インターネットで通信するための標準プロトコル(ルール)のこと。IPv6はIPv4よりも新しいプロトコルで、より多くのインターネット機器が利用できるほか、通信速度でも優位となる。
※2 VPN：バーチャル・プライベート・ネットワークの略。インターネットを利用しながらも、事業所とクラウド、事業所間などを専用の回線のように安全に通信できる仕組み。
※3 NAS：ネットワーク・アタッチド・ストレージの略。ネットワークに接続することで、複数のパソコンから共有のHDDとして利用できる。