企業ICT導入事例

-株式会社テーオーホールディングス-
パッケージ化された基幹システムの導入で、各部門の業務フローを標準化

こうした構想のもと、同社はいくつかの候補を検討し、前提どおり、クラウドでの利用が可能な基幹システムパッケージソフトを選定しました。

「実は選択肢はそれほど多くありませんでした。多くのパッケージソフトは『販売管理機能』に重点が置かれていましたが、弊社はそうした機能に加え、独自発行の『テーオーカード』でクレジットやキャッシングサービスをご利用いただいているお客さまを管理する機能も必要としていました。そしてこの双方の機能を低コストで満たすものは、限られていたのです」(田澤氏)

ただ立ち上げから導入までわずか8カ月という短期間でのプロジェクトには、さまざまな苦労があったと言います。

「従来はある意味、それぞれの現場で発生する仕事に合わせてシステムを利用していたところがありました。そのため業務フローが部分最適であり、会社やグループ全体での統一感がなく、非効率的になっていたのです。システム更新にあたっては、こうした偏りを修正し、すべての部署で新システムを基準とする業務フローを採用することとしました。さらにホームセンター事業とデパート事業で異なる方式を採用していた原価計算手法も、システム更新を機に統一しました」(田澤氏)

「私たちIT統制部と各部署のリーダーが協力して、円滑な導入に向けて各部署の教育を行いました。こうした教育の時間をスケジュールに組み込んでいたことが、短期間での導入に大きく寄与しました」(柿崎氏)

「先ほど課題として挙げたシステムの操作性については、重点的に工夫し、必要なデータを自在に取り出せる機能を実装しました。こうして従来の『担当者がいないとデータの収集と出力ができない』という時間的、精神的なハードルがなくなり、社員の発想によるタイムリーな企画立案や、スピーディな経営判断が実現したのです。また、これまでは各部署の担当者が“自分にとって使いやすい帳票”を求めたことから、帳票のフォーマットが200種類以上にも上っていました。そのため、見た目が違うだけでほぼ同じ内容の帳票があるなど、会議などでの情報共有の妨げになっていました。そこでシステム更新に合わせ、帳票をまず6種類に絞り、その後は『本当に必要なもの』だけを追加することで、フォーマットに規律を持たせました」(柿崎氏)

「業務フローの統一で、仕事の進め方そのものも業界標準に合わせることができました。またこれまで通例となっていたサービスを見直す契機にもなりました。例えば、クレジット部門においてお客さまの支払日を月4回に設定していましたが、はたしてこれが必要かどうかという議論をする契機となり、最終的に月1回に集約しました。これで分散していた業務をまとめることが可能となり、人的リソースに余裕が生まれました」(田澤氏)

最後に、今後の展望についてうかがいました。

「現在、導入からちょうど1年というサイクルを終え、社員も新たなシステムに慣れてきたところです。業務効率の向上により浮いたコストや人的リソースを今後の成長にどう役立てていくか、この1年を振り返りつつ検討したいと思います」(柿崎氏)

「近い将来には、ホームセンター、デパート以外の事業とのシステム統合が待っています。こうした事業間でさまざまなデータを統合し、グループ全体で“お客さまに最適なサービス”を提供していきたいと思っています。また、これまでは道南を中心とするお客さまへ良い商品やサービスを提供していましたが、今後はICTを活用し全国のお客さまへ当社のサービスや商品を提供していきたいと考えています。そうした事業展開においても、今回のシステムが大いに役立ってくれることでしょう」(田澤氏)