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ICTソリューション紹介

新型コロナウイルス対策に、いまこそテレワーク導入を!

IOT

公開日:2020/04/21

新型コロナウイルスによる感染症の広がりは世界規模で広がり、経済活動にも大きなダメージを与えています。そうした環境下でいま、テレワークの重要性がクローズアップされています。今回、ユーザ協会会員さま向けに「テレワーク支援ツール」の提供などを決めたNTT東日本に、テレワーク導入のポイントと、支援策の内容について聞きました。

テレワークとはどういったものなのか、簡単に教えてください。

  • ▲マーケティング部
    プロモーショングループ
    グループ長 畠中 康昌氏

    「テレワークの“テレ”は、ギリシャ語が語源となっている言葉で、“離れている場所”という意味です。電話を意味するテレフォンの“テレ”、このテレコム・フォーラムの“テレ”も同じ語源です。そのテレとワークが合わさった“テレワーク”は、離れた場所で働くという意味になります。テレワーク=在宅勤務と考えていらっしゃる方も多いと思いますが、じつは利用形態は3つあって、在宅のほか、移動時のモバイル端末での仕事、さらには自分のオフィス以外の場所、いわゆるサテライトオフィスなどで働くこともテレワークに含まれます」(畠中氏)

中小企業でもテレワーク対応なしには事業継続が難しい時代に

テレワークは、現在どのように利用されているのでしょうか。

「テレワークは、いま現在、十分に普及しているとは言えません。総務省の『平成30年度通信利用動向調査』でも、テレワークを導入していると答えた企業は19.1%で、導入予定を含めても26.3%しかありません」(畠中氏)

今回の新型コロナウイルス問題で、テレワークをとりまく環境はどう変わるのでしょう。

「さきの調査で、テレワークを導入している目的の上位には『生産性の向上』と『勤務者の移動時間の短縮』が挙げられ、それぞれ56.1%、48.5%です。しかし今回のような非常事態における事業継続を目的とした導入動機は調査の時点では少なく、わずか15.1%です。しかし昨今の状況では、この事業継続、つまりBCPを目的とした導入が非常に重要になってくることになるでしょう」(畠中氏)

実際にどのような変化が現れるのでしょうか。

「これまでテレワークについて『大企業がやっているもの』というイメージを持っていた方が比較的多いのではないかと思います。しかし新型コロナウイルスにより、社員が出社して仕事したり、対面で会議するといったことが難しくなってきました。これからはたとえば社員10名、20名といった中小企業も、テレワークを導入しないと事業が進められなくなる、そんな事態も現実になってきていると言えるでしょう」(畠中氏)

会員さま向けにウェブ会議ツールひかりクラウド スマートスタディ』を無償提供

現在、導入に踏み切っていない企業では、どういったところが障害になっているのでしょうか。

「同じ調査から『導入しない理由』を見てみると、『テレワークできる制度がない』『テレワークに適した仕事ではない』『テレワーク用の執務環境が整備されていない』が上位に並びます。しかし制度の問題では、中小企業のなかには、社長の決断でそうした問題がクリアできるところも少なくないはずです。また適した仕事、環境については、業務をすべてテレワーク対応にしなければいけないとか、すごく高価な設備が必要だとかというように、テレワークの導入が“すごくハードルが高いもの”と捉えられているのではないかということです。実際には定型的な業務など、テレワークに適した仕事を選び、そこから部分的なテレワークをはじめるというやり方もあるのです」(畠中氏)

今回、NTT東日本が会員さま向けに無償提供する支援ツールについて教えてください。

「テレワークを導入するにあたり、やはり対面でのコミュニケーションが課題になると思います。そこで離れた場所でもコミュニケーションを可能にする『ひかりクラウド スマートスタディ』による、ウェブ会議ツールを提供させていただくこととしました。この仕組みを使えば、最大30名までのウェブ会議が場所を問わず開催できます。資料の安全な共有にも対応していますので、安心してお使いいただけます」(畠中氏)

スマートフォンを内線電話にするツールも無償で提供

NTT東日本では、会員さまに限定しない支援策のご用意もあるとうかがってます。

「テレワーク導入を検討するとき、みなさん忘れがちなのが、社員同士の内線でのコミュニケーション、そして社外のお客さまからかかってきたお電話への対応です。こうした話しについて、携帯電話があるから大丈夫じゃないか、電話転送サービスの『ボイスワープ』を使えばいいじゃないかとお考えのお客さまも多いのですが、内線電話は携帯電話で代用できたとしても、お客さまから代表電話にかかってきた電話を誰が受けるのか、その電話を取り次ぐときはどうするのかという課題は解決しません。そこで弊社では、スマートフォンを社内の内線電話として利用できる『ひかりクラウドPBX』を期間限定で無償提供することといたしました。この仕組みを使えば、社内にいるのと同様に代表電話に対応し、かつ内線転送もできます。既存のビジネスフォンとの併用も可能ですし、導入にあたって大きな設備投資の必要はありません。ちょっとした通信機器と、スマートフォンへのアプリインストールで対応できます。同時に無償提供するクラウド上でセキュアにファイル共有するツール『フレッツ・あずけ〜るPROプラン』とともに、事業者さまのテレワーク導入に大きくお役立ていただけると思います。

実際にテレワークを検討する際、まず何からやればいいか、また何ができるか迷っているお客さまもいらっしゃると思います。

  • ▲カスタマーリレーション部
    フィールドサポートグループ
    ICTコンサルティングセンタ
    センタ長 小林 卓也氏

    「テレワークで何ができるのか、どんなソリューションが適しているのかは、お客さまそれぞれによって異なります。また『現状、まずテレワークできる環境を作りたい』という方から、『半年、1年先のBCP対策を考え、本格的な取り組みをはじめたい』という方まで、お客さまのご要望もさまざまです。弊社では『テレワーク相談窓口』を開設しておりますので、ぜひお問い合わせください。ご希望や業務内容などをヒアリングしたのち、お客さまに適したプランをご提案いたします」(小林氏)

通勤時間がなくなり、生産性や達成度の向上を実感

実際に在宅勤務をされている立場から、そのメリットをお聞かせください。

  • ▲マーケティング部
    プロモーショングループ
    デジタルコミュニケーション担当
    担当課長 川口 奈緒氏

    「私はもともと週に1〜2回、在宅勤務としていましたが、新型コロナウイルスの影響が大きくなってきた2月末から、逆に出勤を週1〜2回としました。最大のメリットは、通勤時間がゼロになることで、感染リスクの心配なく、通勤の労力もなくなったということです。いままでは出勤での疲れを残しての仕事だったのが、元気な状態でスタートできるようになりました。」(川口氏)

出勤してのお仕事、在宅でのお仕事はどのように振り分けていらっしゃいますか。

「出勤時は“会社でやるべき仕事”にシフトし、在宅ではデータの分析、報告書の作成など、ひとりで集中してできる仕事というふうに使い分けています。もちろん在宅勤務の時でも同僚やお客さまとの連絡が必要になることもありますが、会社の電話をスマートフォンに内線転送できるので、同僚とのコミュニケーションもスムーズですし、社外のお客さまにご迷惑をおかけすることもありません」(川口氏)

在宅でのお仕事では、プライベートとの切り分けが課題になりそうですが。

「朝、仕事をはじめるときにだいたいの時間配分を考え、予定の時間よりもできるだけ早めに仕事を終えるよう頑張ることで、仕事の時間とプライベートを区別できるように気をつけています。仕事の達成度、満足度では、毎日出勤していたころと比べ、イコールか、むしろ上がっていると感じます」(川口氏)

在宅勤務でデメリットを感じることはありますか。

やはり急を要する確認事項で相手が忙しいのかどうかわからないなど、対面でないことでやや不便を感じることもありますが、まずはメールで一報を入れるなどの工夫で対処しています。また自分が自席にいないということで迷惑がかからないように、グループウェアに在宅と内線電話を明記することで、いつでも“つながること”をアピールしています」(川口氏)

テレワーク普及からはじまる、働き方の大いなる変革

今後、テレワークをとりまく環境はどのようになっていくのでしょうか。展望をお聞かせください。

「来年には、延期されていた東京オリンピック・パラリンピックも開催されます。そもそもテレワークは、開催期間中の交通混雑などへの対策として、その推進が期待されていました。今回は新型コロナウイルス問題への対応で導入が進むことになると思いますが、原因はともあれ、実際の普及が進むことで、東京オリンピック・パラリンピックの開催期間中も、テレワークが大きく注目され、かつ大会のスムーズな運営にも資することになるのではないでしょうか」(小林氏)

「今回の事態が収束するころには、もうテレワークがごくごく普通の働き方となり、テレワークに対する戸惑いや躊躇が無くなると思います。そうなると“会社に来ること前提”という、これまで当たり前だと思っていた意識も大きく変わっているでしょう。さらにいろんな業種業態で、いままで当たり前と思っていた商流、ビジネスのフロー事態が大きく変わっていくきっかけになり、生産性向上が一気に進む可能性もありそうです。私たちはさまざまなツール、ソリューションの提供で、そうした未来をお手伝いしたいと思っています」(畠中氏)

「テレワーク導入支援施策」に関するお問い合わせ先:
■「ユーザ協会会員特典(無償提供)」のお申込みに関する事項
『公益財団法人日本電信電話ユーザ協会』TEL:03-5820-2071
E-mail:mail-sumasuta@jtua.or.jp
■「 ひかりクラウド スマートスタディ(ウェブ会議)」のサービス
概要、その他「テレワーク全般」に関する事項
テレワーク相談窓口(NTT東日本) TEL 0120-765-000

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