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紙ベースの書類があなたの業務を阻害している!?
紙文書の電子化が、テレワーク・業務効率化の第一歩
-NTT印刷株式会社-

新型コロナウイルスの感染拡大防止のために急速に進んだテレワークですが、その課題も浮き彫りになってきました。例えば、紙文書を閲覧したくても自宅からは見ることができない、また紙文書に上司の承認印を得るためだけに出社をしなければならない、といった事態が社会的な問題として取り上げられています。今回は、オフィス文書の電子化をサポートしているNTT印刷株式会社の石倉 英樹氏、岩田 智彦氏に、紙文書を電子化することのメリットや注意点などをうかがいました。

　「文書の種類によって『電子化すべきもの』、『紙の保管が必要なもの』は異なります。業務プロセスに合わせて紙文書の管理が必要なものもあるでしょう。また、『電子帳簿保存法』や『e-文書法』などの法律や社内ガイドラインへの適応も重要です（図3参照）。Bさんのケースのように、会社ルールでは紙に出力をして保管が必要とされるものでも、『電子帳簿保存法』の要件に合致していればPDFでの保管が可能になり、紙の書類をなくすこともできるのです」（石倉氏）

　紙文書の電子化がテレワークや業務効率化を推進することは分かっても、何から着手すれば良いのでしょうか。法的な基準を守りつつ、業務の効率化を進めるためのプロセスをお聞きしました。

　「紙文書の内容を整理・分類する必要がありますが、いくつか判断の基準とすべき点があります（図4参照）。法律やガイドラインで保管期限が定められているもの、個人情報など『機密性』の高いもの、図面類など大判で明瞭に見られることが必要とされるもの、保管後の閲覧頻度が高いものなど、いくつかの判断軸を基に『電子化して、紙文書を廃棄』『電子化を行い、紙文書も残す』『電子化せずに紙文書で保管』の選択をすることになります。社内文書すべてを電子化するとかなりのコストがかかってしまいますからね。一方、データの二次、三次利用を考えた場合、費用だけでなく『検索性』を重視して電子化したほうが良い場合もあります。保存要件や使い方に加えて、トータルで考えることが重要ですね」（岩田氏）

　一口に紙文書の電子化と言っても、その方法はいくつかあるようです。石倉氏は次のように述べています。

　「電子化には、大きく二つの方向性があります（図5参照）。一つは、文書の『画像化』で、紙文書をスキャニングしてPDFなどに変換し、保管・閲覧できるようにすることです。もう一つは『データ化』で、PDFなどに変換した後に、そこから情報をデータとして抜き出して、システムなどで利用できるようにすることです。単なる画像化では、データとして使うことはできないため、ファックスなどで送られてきた発注書を見て、システムに手入力するという作業が残ってしまいます。データ化の作業は、一般にAI-OCRなどを用いてテキスト情報化したのち、ほかのシステムと連携させるという工程で行います。この際、RPA※3と呼ばれるソフトウェア型ロボットを利用し、データ入力を自動化することが可能となります。このように、抜き出したデータをどのように利用するのか、後工程まで考えることが大切です（図6参照）」（石倉氏）

　紙文書の電子化にはさまざまなメリットがあることが分かりましたが、導入・実施にあたり気をつけるべき点はどんなことでしょうか。

　「最初のステップにあたる『電子化する書類を選定する』ところがポイントです。法定書類のスキャナー保存要件は、規制緩和が頻繁になされるので、例えば弊社にも十数名の有資格者がいますが文書情報管理士※4など専門家のコンサルティングを受けるなどして、電子化に適した書類の選定を行うことが大切です。また、紙文書を電子化する場合、従来の業務フローが変わることが大半です。このため、慣れない作業に対して現場からは反発の声が上がるかもしれません。業務プロセスの見直しにおいては、実務担当者にしっかりヒアリングをして、利用者、書類の活用頻度、リモートでの閲覧要望、システム連携などの要件を満たすことが重要です」（石倉氏）

※1 AI-OCR：OCRは光学文字認識の略称で、スキャナーなどで読み取った手書き文字などをテキストデータに変換するソフトウェア。AI技術と組み合わせることで、読み取り精度がより高められる。
※2 CSV形式：データファイルの保存形式の一つ。文字列とカンマだけで構成されたファイルで、「カンマ区切りファイル」とも呼ばれる。
※3 RPA：Robotic Process Automationの略で、システムへのデータ入力など、単純な繰り返し作業を自動化して行うソフトウェア型ロボット。
※4 文書情報管理士：紙の文書を電子化して保存する技術と、書類保存に関連する法律や規格などの知識を身につけた、文書情報マネジメントのエキスパート資格。